コスト対効果抜群！貸し会議室選びのスマートガイド｜日本会議室

失敗しない！貸し会議室の選び方と注意すべきポイント

貸し会議室を利用する際、失敗は避けたいものです。イベントが成功するかどうかは、選んだ会議室やスペースにかかっていることもあります。この記事では、貸し会議室利用者が陥りがちな失敗や見落としがられがちなポイントに焦点を当て、成功するイベントにするための選び方と注意点を明確に提示します。

 

1.予算だけでなく全体のコストを考慮する

予算内での選定は重要ですが、貸し会議室の利用には予算以外のコストも存在します。駐車場代や設備利用料など、総合的なコストを把握することで、後で予期せぬ支出に悩まされなくなります。

・予算オーバーを防ぐために、事前に追加料金やサービス料金を確認しましょう。レイアウトや事前の荷物発送など直前になって慌てないために詳細確認が重要です。

・交通費や駐車場代など、イベント全体のコストを事前に算出しておくと安心です。当日の利用延長やキャンセルの場合の料金も確認しましょう。

 

2.スペースの広さとイベントの規模を一致させる

会議室やホールの広さを事前に確認し、イベントの規模に合ったスペースを選びましょう。狭すぎると参加者が不快に感じ、広すぎると雰囲気が散漫になる可能性があります。

・小規模なワークショップや会議には、アットホームな雰囲気の会議室が適しています。

・大規模なセミナーやイベントには、広いホールを選んで、参加者の快適な移動を確保することが大切です。休憩場所やトイレの場所も参加人数に適しているか確認しましょう。

 

3.設備・サービスの充実度を確認する

プロジェクター、音響設備、Wi-Fiなど、利用するイベントに必要な設備が備わっているかどうかを確認しましょう。また、スタッフの対応やサポート体制も重要です。

・プレゼンテーションがメインのイベントには、高品質のプロジェクターや音響機器が揃った会議室がおすすめ。事前の見学にて備品の動作確認ができると安心ですね。

・ ワークショップやトレーニングイベントでは、サポートスタッフが十分な対応力を持っているか確認しましょう。

 

4.場所のアクセシビリティを検討する

会場の場所が参加者にとってアクセスしやすいかどうかも考慮が必要です。公共交通機関の利用が便利な場所や、駐車場が広く確保されているかなど、利便性を確認しましょう。

・ 参加者が多く車での来場が予想される場合は、駐車場が併設されている会場を選びましょう。会場付近にコインパーキングが多数あれば併設駐車場が満車の場合も安心です。

・ 都心部にアクセスがしやすい場所での開催なら、参加者にとっても参加しやすくなります。実際に会議室に出向き、駅からのアクセスを確認することも大切です。

 

5.過去の利用者のレビューを確認する

貸し会議室を選ぶ際には、他の利用者のレビューを確認することが重要です。リアルな利用経験から得られる情報は、広告や公式サイトには掲載されていない貴重な情報となります。

・イベント当日のトラブルがないように、他の利用者のレビューから学び、当日のイベント開催に活かしましょう。

・同じような目的で利用した他のイベントプランナーの意見を参考にすることで、失敗を回避できるかもしれません。事前にクチコミサイトの評価を確認しましょう。

 

 

失敗しない貸し会議室の選び方は、慎重な計画と注意深い検討が必要です。予算やスペースの広さだけでなく、総合的な視点で会場を選ぶことが成功への第一歩です。イベントが計画通りに進むよう、様々なポイントを考慮して最適な貸し会議室を見つけてください。日本会議室ならお客様のニーズに合わせ一括でご提案も可能です。ぜひお問い合わせください。

 

 

《日本会議室おすすめ会場》

JR山手線・総武線「代々木駅」西口より徒歩5分！最大280名収容の自由なレイアウトが可能な大型ホールは、天井高6mの広々とした空間。可動壁によりホールとホワイエを一体化してのご利用も可能で、研修はもちろん、式典・舞台・発表会にもおすすめです。200インチの大画面スクリーンの他、本格的な音響・照明も備える充実のオプション機材をご用意しております。ホールご利用時はホワイエもご使用可能。和室を控室としてご使用いただけます。

　住所  

〒151-0051 東京都渋谷区千駄ヶ谷4-25-2 SYDビル

    最寄駅     

JR山手線・総武線「代々木駅」西口より徒歩5分
都営地下鉄大江戸線「代々木駅」A2出口より徒歩6分
東京メトロ副都心線「北参道駅」出口1より徒歩3分
JR総武線「千駄ヶ谷駅」より徒歩9分

>>SYDホール 詳細はこちら

 

地下鉄東山線・鶴舞線「伏見駅」8番出口より徒歩3分、「名古屋駅」からも地下鉄で1駅と好アクセス。広小路通に面した最大360名様まで収容可能なお部屋を含む全5室の貸し会議室。

研修はもちろん、会議・セミナー・展示会・採用説明会と幅広い用途にご利用いただけます。ゆったりとしたロビースペースでお客様をお迎えし、ハイグレードな施設はゲストにも喜ばれます。高品質なオプション機材も豊富に取り揃え。光インターネットを用いたWEB会議やオンライン配信もご対応可能です。

　住所  

〒460-0003 愛知県名古屋市中区錦1-18-22 名古屋ATビル2階

    最寄駅     

地下鉄東山線・鶴舞線「伏見駅」8番出口より徒歩3分

>>名古屋サンスカイルーム店　詳細はこちら

 

地下鉄御堂筋線「天王寺駅」5番出口より徒歩3分と立地。15名様まで収容可能な小型の会議室から、最大90名様まで収容可能な会議室までご用意しております。研修会場としてはもちろん、会議・商談・採用面接・セミナー・展示会と幅広い用途でご利用頂けます。また、プロジェクター・スクリーン等の備品は室内に備え付けでご用意のため、リーズナブルに会議を開催可能です。インターネット（Wi-Fi）完備のため、オンライン会議にもご対応可能です。

　住所  
〒545-0051　 大阪府大阪市阿倍野区旭町1-1-10　竹澤ビル9F

    最寄駅     
ＪＲ「天王寺駅」中央改札
地下鉄御堂筋線「天王寺駅」5番出口
地下鉄谷町線「天王寺駅」5番出口
近鉄南大阪線「大阪阿部野橋駅」西改札
各駅から徒歩約３～５分

>>貸会議室 リンク大阪店　詳細はこちら